Una factura proforma es un compromiso vinculante, no una cotización. Aquí explicamos exactamente qué significa cada cláusula, cómo se mueve el dinero y cuáles son los cinco errores que más disputas provocan entre compradores y proveedores.
La factura proforma (PI) es el documento que convierte una consulta sobre un producto en una transacción real. Define las condiciones de pago, los términos comerciales, el plazo de entrega y la responsabilidad sobre los costos. La mayoría de las disputas mayoristas —envíos retrasados, cargos inesperados y plazos incumplidos— se deben a una cláusula de la PI que se interpretó mal o se ignoró. Esta guía repasa cada sección clave para que sepas exactamente qué estás aceptando antes de firmar.
Cómo funciona el pago: del depósito a la entrega
PetFangFang opera con una estructura de pago estándar de 30/70. Esta es la secuencia exacta de los acontecimientos y lo que activa cada pago.
El cliente paga un depósito del 30 %
La producción no comienza hasta que se confirma el depósito. El plazo de entrega se calcula a partir de la fecha en que recibimos el depósito en nuestra cuenta, no desde la fecha en que se firma o confirma la PI.
Activador del pagoProducción, control de calidad, embalaje y carga
Los productos se fabrican, inspeccionan, embalan según las especificaciones acordadas y se cargan en el buque. Nos encargamos de todos los trámites aduaneros de exportación nacionales y del transporte terrestre hasta el puerto de origen.
FábricaEl agente de carga emite una copia escaneada del conocimiento de embarque
Una vez que la mercancía está a bordo, el agente de carga emite el conocimiento de embarque. Se envía al comprador una copia escaneada (copia del B/L) como comprobante del envío.
EnvíoEl cliente paga el 70 % restante del saldo
El saldo debe pagarse al recibir la copia del B/L, antes de que se entreguen los documentos originales. El pago en esta etapa es un requisito para recibir el conocimiento de embarque, necesario para despachar la mercancía en la aduana del puerto de destino.
Activador del pagoSe envía el B/L original o se emite un Telex Release
Una vez confirmado el saldo, enviamos el conocimiento de embarque original por mensajería o emitimos un Telex Release (instrucción electrónica de liberación a la naviera). El comprador lo utiliza para retirar la mercancía en el puerto de destino.
Entrega de documentosCondiciones para compradores a largo plazo
Los compradores consolidados con un historial de pagos puntuales pueden negociar calendarios de pago ajustados. La estructura sigue siendo un depósito del 30 % antes de la producción, con el 70 % restante pagadero antes del envío, de acuerdo con la práctica estándar del sector para relaciones comerciales basadas en la confianza.
FOB, CIF y EXW: qué significa realmente cada término
Los términos comerciales definen exactamente dónde termina la responsabilidad del vendedor y comienza la del comprador. Equivocarse en este punto es la fuente más común de costos inesperados y disputas posteriores al envío. Esto es lo que significa cada término en la práctica.
Franco a bordo — Puerto de Ningbo
Costo, seguro y flete — Puerto de destino designado
En fábrica — Fábrica
| Partida de coste | FOB Ningbo | CIF destino | EXW fábrica |
|---|---|---|---|
| Despacho de aduanas de exportación | Vendedor | Vendedor | Comprador |
| Transporte terrestre hasta el puerto | Vendedor | Vendedor | Comprador |
| Flete marítimo | Comprador | Vendedor | Comprador |
| Seguro marítimo | Comprador | Vendedor | Comprador |
| Despacho en el puerto de destino | Comprador | Comprador | Comprador |
| Aranceles e impuestos de importación | Comprador | Comprador | Comprador |
| Entrega terrestre en destino | Comprador | Comprador | Comprador |
En qué se equivocan los compradores y cómo evitarlo
Estas son las cinco disputas relacionadas con la PI que vemos con mayor frecuencia. Todas pueden evitarse leyendo detenidamente la PI antes de firmarla.
La disputa más frecuente. Los compradores asumen que FOB significa que el vendedor entrega la mercancía en su almacén o centro de Amazon FBA. FOB significa que la responsabilidad del vendedor termina en el momento en que la mercancía se carga a bordo del buque en Ningbo. Todo lo que viene después —flete marítimo, seguro, tasas portuarias en destino, despacho de aduanas y entrega de última milla— corre íntegramente por cuenta del comprador.
✓ FOB = el vendedor carga la mercancía en el buque. El comprador paga todo a partir de ese momento.
Algunos compradores asumen que el saldo se paga cuando la mercancía llega al puerto de destino. Esto es incorrecto. El saldo del 70 % debe pagarse al recibir una copia del B/L, que se emite cuando la mercancía se carga en China, normalmente entre 4 y 6 semanas antes de la llegada. Retrasar el pago hace que la naviera retenga el Bill of Lading, lo que genera gastos de demora en el puerto de destino que corren por cuenta del comprador.
✓ El saldo vence al recibir la copia del B/L, no a la llegada. Retrasarlo = gastos de demora por cuenta del comprador.
Una PI es válida durante un período de 7 a 15 días a partir de la fecha de emisión. Si el depósito no se paga dentro de este plazo, la PI caduca y el precio cotizado deja de ser válido. Cuando cambian los costes de las materias primas o las tarifas de flete, la fábrica emite una nueva PI con el precio vigente. Los compradores que regresan después del período de validez esperando mantener el precio original no tienen base para hacerlo: la oferta ha caducado.
✓ Pague el depósito dentro del periodo de validez de la PI o solicite una nueva emisión antes de que expire.
Independientemente del término comercial aplicable — FOB, CIF o EXW — los aranceles de importación, el IVA, los impuestos al consumo y cualquier otro gravamen gubernamental en el destino son siempre responsabilidad del comprador. Estos varían considerablemente según el país y la categoría del producto: los aranceles de importación de productos para mascotas en EE. UU., las tasas de IVA de cada Estado miembro de la UE y las clasificaciones arancelarias son diferentes. El vendedor no puede estimar ni garantizar estos costos — y la PI indicará explícitamente que todos los impuestos de importación son responsabilidad del comprador.
✓ Los aranceles de importación siempre corren por cuenta del comprador. Consulte el arancel de su país antes de realizar el pedido.
El plazo de entrega indicado en la PI se expresa en días a partir de la recepción del depósito, no desde la fecha en que firma o confirma la PI. Si una PI indica "20 días laborables" y usted firma hoy, pero tarda 5 días en transferir el depósito, la producción comienza cuando los fondos se hacen efectivos, no cuando firmó. Los compradores que reservan la logística o establecen expectativas con sus clientes basándose en la fecha de la PI en lugar de la fecha del depósito se enfrentan constantemente a retrasos.
✓ El plazo de entrega comienza cuando el depósito se hace efectivo en nuestra cuenta; planifique su logística a partir de esa fecha.
Lista de verificación de la PI: qué verificar antes de firmar
| Elemento de la PI | Qué verificar |
|---|---|
| Término comercial | FOB / CIF / EXW — sepa exactamente dónde comienza su responsabilidad por los costos |
| Puerto de carga | Ningbo para productos procedentes de Yiwu; confirme que coincida con la ruta de su agente de carga |
| Condiciones de pago | 30 % de depósito antes de la producción; 70 % del saldo contra copia del B/L — no a la llegada |
| Plazo de entrega | Se cuenta desde la fecha de recepción del depósito, no desde la fecha de confirmación de la PI |
| Validez de la PI | 7–15 días — el depósito debe pagarse dentro de este periodo o la PI expirará |
| Cláusula de impuestos y aranceles | Todos los aranceles e impuestos de importación en el destino son siempre responsabilidad del comprador |
| Especificaciones del producto | Verifique que las tallas, cantidades, colores y precios unitarios coincidan con su pedido de muestras confirmado |
| Datos bancarios | Confirme que los datos de la cuenta coincidan con su correspondencia anterior — existe riesgo de fraude en transferencias bancarias |
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